La palabra adhocracia es un término inventado para denominar lo contrario de la burocracia en la gestión empresarial. No digo que haya que elegir un modelo y abandonar el otro, porque ambos tienen aspectos positivos, pero en estos momentos necesitamos sistemas más ad hoc (para esto), que es lo que significa adhocracia.

El Diccionario de la Lengua Española dice que burocracia proviene del francés bureau, ‘oficina’, y del sufijo griego krátos que significa ‘control’, ‘gobierno, ‘dominio’. Se refiere a las normas creadas para establecer un orden en la gestión de una organización. Por el contrario, la palabra adhocracia no está recogida en el DLE.

La burocracia tiene sus ventajas, especialmente en las grandes empresas, porque permite que todo el mundo sepa cuál es exactamente su trabajo, de quién depende, a quién debe reportar… Pero, por otro lado, conlleva efectos adversos que, en un mundo tan cambiante y agitado como el que nos toca vivir, pueden lastrar la necesaria agilidad para adaptarse a la inestabilidad de los mercados.

Una empresa con excesiva burocracia puede volverse ineficiente por una excesiva especialización de los empleados, por la lentitud a la hora de aprobar nuevas medidas, por la rigidez en las normas, por pérdida de tiempo en formalidades… En definitiva, la burocracia mal entendida conduce a la desmotivación de los trabajadores y, consecuentemente, a una baja productividad.

En mi opinión, las empresas deben conservar la burocracia en lo estrictamente necesario y solo en algunos departamentos. Para todo lo demás, el funcionamiento adhocrático debe ser la filosofía habitual. ¿Cómo lograrlo?

No exigir el estricto cumplimiento de los procesos burocráticos, porque entonces los trabajadores se centrarán solo en los protocolos y no en los resultados. Cada empresa es diferente, pero, en la medida de lo posible, dependiendo de cada caso, hay que estar abiertos a nuevos procedimientos que cumplan con los objetivos de forma más rápida y eficiente que los establecidos.

Priorizar las tareas. Los trabajadores deben saber que los papeleos pueden ser necesarios, pero que su empresa acepta que haya otras tareas más urgentes y que siempre son bienvenidas las iniciativas para reducir o simplificar trámites y formalidades.

Brindar autonomía. Las personas trabajan mejor sin excesiva supervisión. Hay que delegar para que puedan desempeñar su tarea con responsabilidad y autonomía. Una jerarquización estricta es negativa, no solo para la necesaria flexibilidad empresarial, sino también para la motivación de los trabajadores.

Fomentar la colaboración de los equipos. Mientras que las empresas burocráticas son individualistas, en las adhocráticas prima el trabajo colaborativo, la puesta en común y el triunfo colectivo de los éxitos.

Premiar la creatividad. Cuando todo el mundo es escuchado y se valora la aportación de nuevas ideas, las personas no se limitan a hacer su tarea y punto, sino que se impulsa su participación en el devenir empresarial y todos se sienten partícipes.

Huir del encasillamiento. Hay que brindar formación adecuada para luego permitir que las personas cambien de puestos, que puedan acceder una promoción laboral en su escala profesional y que se sientan realizados en el desarrollo de su carrera.

Pío Baroja decía que, en los países latinos, la burocracia «parece que se ha establecido para vejar al público». O, en el caso que nos ocupa, a quienes se ven obligados a ejercerla. En estos momentos necesitamos que esa frase del gran escritor del siglo pasado sea eso, del pasado.

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