Meses atrás encontré una herramienta gratuita que me permite tener mi negocio, mis cosas personales e ideas de manera organizada, sin ocupar espacio en mi computadora. Este milagrito se llama TRELLO y básicamente es una gran pizarra que te permite tener todo ordenado en un ‘click’ y en cualquiera de los dispositivos que tengas ya que, al bajar la aplicación en cada uno de ellos, y siempre y cuando uses el mismo email y la misma contraseña, todos los datos estarán sincronizados y actualizados en tiempo real.

TRELLO funciona así:

En primer lugar debes regístrate con tu email y una contraseña. Luego crearás ‘boards’ (pizarras) de acuerdo a tus necesidades. Ejemplo: Escuela, Casa, Negocio, Ideas.

Dentro de esas pizarras, existen las ‘lists’ (listas). Allí crearás una lista para cada cosa que consideres debe estar organizada. Ejemplo, para la pizarra ‘Negocio’, crearías una lista para proveedores, otra para clientes y otra para contactos.

Dentro de las listas podrás ingresar ‘cards’ (tarjetas) que son las que te ayudarán a mantenerte ordenado, actualizado y sin olvidar las cosas. Siguiendo con el ejemplo anterior: En la lista de clientes, se crearía una tarjeta para cada cliente. Esas tarjetas te permiten escribir lo que consideres relevante, lo que puede ser muy productivo a la hora de anotar datos importantes para dar un mejor servicio personalizado, además de tener a mano su teléfono, email, etcétera.

Dentro de estas tarjetas, existen los ‘comments’ (comentarios), herramienta que permite hacer el seguimiento de lo que fue pasando con ese cliente. Si continuamos con el ejemplo anterior, cada vez que un cliente llama para una consulta, o compró un producto nuevo, o se hizo un cambio en el día u horario que se le da servicio, se anota en esos ‘comentarios’.

Otras características de TRELLO son:

Puedes compartir cada pizarra con otras personas, pero si no quieres compartir todo el contenido, TRELLO también te permite hacerlo. Esa persona deberá tener la aplicación para que el sistema lo reconozca.

Puedes tener ‘check list’ (lista de tareas), identificar las tarjetas con rótulos de colores y hasta programar para cuando una tarea debe ser terminada.

Si trabajas en equipo, hay un botón que permite suscribirte para poder tener notificación inmediata si alguien agregó algún comentario.

Puedes mover las tarjetas a otras pizarras, o cambiar de posición las que ya tienes según su relevancia y, por supuesto, archivarlas. El sistema, de manera inteligente, primero te ofrece usar el archivo y luego te muestra un botón por si quieres borrar por completo eso que archivaste.

Finalmente, tiene los muy divertidos ‘stickers’ que te muestran diferentes maneras de expresar lo que está pasando con cada tarjeta. Ejemplo: Una carita feliz cuando logras que un cliente potencial finalmente compró tu producto o servicio.

Te comparto un ‘tip’ personal: Una de mis listas (que se repite en cada pizarra) se llama ‘artículos importantes’. Allí guardo todo lo que leo en Internet relacionado con cada pizarra y que considero me podría serme útil en el futuro. Como tengo TRELLO en todos mis dispositivos, me facilita muchísimo la búsqueda al momento que lo necesito.